迎來送往是社會交往接待活動中最基本的形式和重要環節，長沙會議會務發現主人能夠通過這一項目來表達自身的情宜和對客方的禮貌并體現自身的素養。而迎接會議相關人員也是長沙會議會務提供的服務之一，為此迎接禮儀相當的重要。國內知名的長沙會議會務強調尤其迎接過程是給客人良好第一印象的最重要工作，這也是下一步深入接觸的基礎。因此，長沙會議會務總結經驗發現迎接客人要有周密的布署，具體應注意以下幾個事項。
一、注意把握好時間
長沙會議會務強調對前來訪問、洽談業務、參加會議的外國及外地客人，應事先了解對方所乘的車次或航班以便能及時的去迎接。同時注意迎接人員與客人身份職務應該相當以表示尊重，若因某種原因而相應身份的主人不能前往及前去迎接時，應向客人作出禮貌的解釋。主人到車站、機場去迎接客人，應提前到達并恭候客人的到來，決不能遲到讓客人久等，才能留下好的印象。
二、注意接到客人時應有的禮貌以及相關的細節問題
長沙會議會務提醒接到客人后，應首先問候“一路辛苦了”、“歡迎您來到我們這個美麗的城市”、“歡迎您來到我們公司”等等。進行自我介紹遞送名片時，長沙會議會務提醒注意送名片的禮儀：比如對年長或值得尊敬的人，應該要以恭敬的姿態雙手奉上名片，說一句“請多關照”。若想得到對方名片時，可以用請求的口吻說：“如果您方便的話，能否留張名片給我？”作為接名片的人雙手接過名片后，應該以認真的態度看一下名片以便讓對方感覺受到尊重，這也是必不可少的禮貌。
三、注意應提前準備好迎接車輛及住宿
品質好的長沙會議會務提醒迎接客人應提前為客人準備好交通工具，不要等到客人到了才匆匆忙忙準備交通工具，應提前做好充分準備才能夠讓客人更為滿意，使事情進展更順利。長沙會議會務還建議主人應提前為客人準備好住宿并辦理好一切手續，將客人領進房間后可向客人介紹住處的服務及設施，并將活動的計劃、日程安排交給客人以及準備好的地圖或旅游圖、名勝古跡等介紹材料送給客人。
以上就是長沙會議會務根據以往經驗總結和介紹會議接待的幾個注意事項，另外長沙會議會務還補充將客人送到住地后，要注意主人不要立即離去，這時應陪客人稍作停留，熱情交談，讓對方感到賓至如歸。注意此時可以談論一些讓對方感到滿意的話題，比如客人參與活動相關的當地風土人情、特產、物價等�？紤]到客人一路旅途勞累，主人不宜久留，讓客人早些休息，并且離開時要將下次聯系的具體計劃告訴客人。
